ZE-Werkstatt
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How to: gutes Briefing

Es ist die Basis für eine gute Zusammenarbeit und ein gelungenes Endergebnis bei einem kreativen Projekt: das Briefing. Aber worauf kommt es an, wenn wir Kolleg:innen oder Dienstleister briefen?
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How to: gutes Briefing

Es ist die Basis für eine gute Zusammenarbeit und ein gelungenes Endergebnis bei einem kreativen Projekt: das Briefing. Aber worauf kommt es an, wenn wir Kolleg:innen oder Dienstleister briefen?
How to: gutes Briefing

Das W&V-Magazin möchte uns in „die fünf goldenen Regeln für Profi-Prompts“ einweihen, im KOM-Magazin lernen wir, „wie man die KI zu Spitzenleistungen anspornt“ und der Business Insider lüftet das Geheimnis darum, welche „4 Dinge jeder über das Prompten wissen sollte“. Fachpresse und Branchenevents übertreffen sich derzeit mit Hinweisen darauf, wie wichtig es ist, Künstliche Intelligenz richtig zu briefen.

Aber was ist eigentlich mit den Briefings, die wir unseren Teams oder unseren Dienstleistern geben? So sehr wir uns bei der KI Mühe geben, so wenig Energie stecken wir im hektischen Arbeitsalltag häufig in die Informationen für unsere menschlichen Kolleg:innen. Ergebnis: Missverständnisse, unnötige Korrekturschleifen, Frust. Das lässt sich leicht ändern.

Briefen immer face-to-face

Geschriebenes wird oft unterschiedlich interpretiert und schnell missverstanden. Briefings für kreative Projekte sollten deshalb immer in einem persönlichen Gespräch oder Videocall stattfinden. Denn Mimik, Gestik und die Stimme briefen mit. Auch Nachfragen oder Unklarheiten können direkt besprochen werden. Tipp: Das Briefing schriftlich festhalten.

Rahmenbedingungen klären: die Z-Fragen

Aus dem Deutschunterricht kennt jeder noch die W-Fragen. In einem Briefing helfen die Z-Fragen:

Ziel: Was möchten wir mit dem Projekt erreichen?

Zielgruppe: An wen richtet sich das Projekt? Hier so konkret wie möglich werden und die Bedürfnisse und Probleme der Zielgruppe benennen.

Zeitrahmen: Welche wichtigen Meilensteine/ Deadlines gibt es? Welche Priorität hat das Projekt?

Zuständigkeiten: Wer kümmert sich um was?

 

Erwartungen kommunizieren

Bei manchen Projekten ist es gewünscht oder notwendig, dass die Dienstleister oder Kolleg:innen sich sehr streng an die Vorgaben des Briefings halten. Bei anderen Projekten sind die Vorgaben im Briefing eher Leitlinien, die eine Richtung vorgeben, aber dem:den Gebrieften mehr freie Hand lassen. Wie offen ist man bei dem Projekt für Neues oder Überraschendes? Wie viel Experimentieren ist erlaubt?

 

„Wie soll es sich anfühlen?“ statt „Wie soll es aussehen?“

Oft lässt sich nicht genau in Worte fassen, wie man sich ein kreatives Ergebnis vorstellt. Trotzdem hat man in der Regel als Briefender Ideen oder zumindest ein Bauchgefühl, in welche Richtung es gehen sollte. Wichtig: Die Gebrieften – also Grafiker:innen, Designer:innen, Art Directors oder Redakteur:innen – sind die Profis für die Umsetzung. Besser als vorzugeben, wie etwas genau aussehen soll, ist daher zu beschreiben, wie sich etwas am Ende anfühlen und was es auslösen soll. Beispiel: Soll ein Magazin, eine Website, ein Newsletter, eine Illustration, etc. eher berühren, aufwühlen, provozieren oder zum Schmunzeln bringen?

 

Beispiele geben

Beispiele helfen, eine Richtung beim „Look & Feel“ vorzugeben. Dabei immer klar benennen, warum man diese Umsetzung gelungen findet: Sind es die Farben, die Formen, die Stimmung, das Lichtspiel, die Bildsprache oder der Ton der Texte?

Je genauer man erklärt, was einem wobei gefällt, desto leichter macht man es den Gebrieften, ein Gefühl für das gewünschte Endergebnis zu bekommen.

 

In klarer, einfacher Sprache briefen

Briefings funktionieren nur, wenn sich beide Seiten verstehen – und zwar wortwörtlich. Daher im Briefing auf unnötige Fachbegriffe verzichten und eine einfache, klare Sprache sprechen. Jegliche Mehrdeutigkeit führt zu Missverständnissen.

 

Must-Haves und No-Gos abstecken

Was muss das Projekt unbedingt beinhalten, zum Beispiel eine Farbe oder ein Logo? Was ist also nicht verhandelbar? Und was darf auf gar keinen Fall auftauchen?

 

Höflich und respektvoll sein

Es klingt selbstverständlich, aber geht trotzdem im Joballtag oft unter. Briefings werden nicht selten zwischen Tür und Angel geführt ,„Bitte“ und „Danke“ spart man sich oder reagiert genervt auf eine dritte Nachfrage. Viel Lust auf eine gute Umsetzung macht das nicht. Also: bitte recht freundlich!

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Geschrieben von Zimmermann Editorial

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